Poradnik dla początkującego użytkownika kasy fiskalnej

Którą kasę wybrać?
Nasza firma od czerwca 1995r zajmuje się doradztwem, sprzedażą oraz serwisowaniem kas fiskalnych. Proponujemy urządzenia małe, przenośne i proste w obsłudze. Posiadamy w naszej ofercie kasy wiodących producentów na rynku: POSNET Polska S.A., Novitus S.A. i  Z.U.K. ELZAB S.A.

Składanie zgłoszenia o liczbie kas fiskalnych
Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, podatnik zobowiązany jest do pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, którą zamierza się stosować oraz o miejscu ich użytkowania. Jeśli podatnik prowadzący działalność musi kupić więcej niż jedną kasę, to wówczas już w momencie pierwszego zgłoszenia do urzędu skarbowego planowanego nabycia kas , należy podać ich ilość, tylko wówczas odliczenie należy się za więcej niż jedną kasę. Gdy zgłosi się jedną kasę, a miesiąc później drugą, to za te zgłoszenie ulgi już nie będzie. Kwota refundacji to 90% ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł.

Jak otrzymać zwrot kosztów po zakupie kasy fiskalnej?
Po zakupie kasy fiskalnej podatnik może się ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych na ten zakup. Koniecznych jest kilka warunków: kasa musi posiadać homologację Ministra Finansów ważną w momencie zakupu; po zakupie trzeba zachować dowód zapłaty za urządzenie; jeden dzień przed zafiskalizowaniem urządzenia należy zgłosić planowaną fiskalizację w odpowiednim urzędzie skarbowym i wypełnić formularz zgłoszeniowy, w którym będzie opisana ilość urządzeń oraz miejsca ich instalacji; następnie należy zafiskalizować urządzenie i w okresie 7 dni fiskalizacji złożyć w urzędzie skarbowym druk informujący o tym fakcie. Odliczenie kwot może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas, lub za okresy następujące po tym okresie
rozliczeniowym, lub zwrot następuje na wniosek podatnika wykonującego wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub zwolnionego z podatku VAT, składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zawierający: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, dane identyfikujące podmiot prowadzący serwis kas oraz który dokonał fiskalizacji kasy, oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zakupu całej należności za
kasę rejestrującej, informację o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu. Urząd skarbowy podatnikowi wykonującemu ww. czynności zwolnione dokonuje zwrotu w ciągu 25 dni od dnia złożenia wniosku.
Jeżeli kasa zostanie wycofana z użytkowania (np. z powodu likwidacji firmy) w okresie do 3 lat – trzeba zwrócić odpis.


Fiskalizacja kasy fiskalnej
Dokonanie fiskalizacji kasy fiskalnej oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego. Na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika, fiskalizację kasy powinien przeprowadzić upoważniony (legitymujący się identyfikatorem nadanym prze producenta lub importera) pracownik serwisu. Producent lub importer kasy odpowiedzialny jest za warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas i on wskazuje serwis właściwy dla danego typu kas.


Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego
Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Otrzymany numer ewidencyjny (najczęściej w formie listownej) należy na trwale umieścić na nieruchomej części obudowy urządzenia fiskalnego. Najczęściej robi się to niezmywalnym markerem.


Obowiązkowe przeglądy techniczne kasy fiskalnej
Kasy fiskalne powinny być zgłaszane do obowiązkowe przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące. Serwisy sugerują swoim klientom, aby dokonywali przeglądy co 12 miesięcy (tak jak to było wcześniej), dzięki czemu urządzenie jest częściej sprawdzane i czyszczone co w wielu przypadkach jest dla nich kluczowe (np. w sklepie spożywczym czy w piekarni). W przypadku przeglądów 12 miesięcznych ich koszt to połowa kosztów przeglądu 24-miesięcznego.


Książka serwisowa kasy fiskalnej
Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy w miejscu jej instalacji oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. Podatnik zobowiązany jest umożliwić dokonanie w książce kasy wpisów uprawnionemu serwisantowi kasy.
W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłoczne do prowadzącego serwis kas o wydaniu duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: „Duplikat”.


Sprzedaż i ewidencja obrotu na kasie fiskalnej
Po fiskalizacji należy dokonywać ewidencjonowania każdej sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy towaru lub usługi. Paragon powinien zawierać: imię, nazwisko (nazwę) podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej, nazwę sprzedawanych towarów i usług, ceny jednostkowe towarów i usług, wartość sprzedaży, stawki podatku, kwotę należności. Na życzenie klienta, pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, jest obowiązek wystawienia faktury (paragon należy dołączyć do kopii faktury).


Obowiązkowe raporty z kasy fiskalnej
Na użytkowniku kasy fiskalnej ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończonej sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu (jeśli w danym dniu nie było sprzedaży, nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego).


Przechowywanie wydruków z kasy fiskalnej
Dokumenty kasowe powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów id usług.: kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wykonane oraz raporty przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone.

Sankcje za używanie kasy niezgodnie z obowiązującymi przepisami
Jeśli kasa używana jest niezgodnie z obowiązującymi przepisami, to grozi:
–  Utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy,
– Utrata prawa do odliczenia podatku należnego 30% podatku naliczonego przy                  nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe)
– Grzywna do 180 stawek dziennych. Ustawiając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunku majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego, miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności.